El concepto de viático es utilizado para nombrar al dinero o las especies que se le entregan a una persona para cubrir los gastos en que incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera del área habitual de trabajo o para sustentar un viaje.
Si un trabajador sale a cumplir con sus funciones laborales a un lugar distinto de su área de trabajo, como asistir a juntas o presentaciones, proyectos u otras actividades laborales fuera de su localidad, el patrón debe proporcionarle transporte, alimento y alojamiento, si es necesario.
Los viáticos representan una partida importante en el rubro de los gastos empresariales, de allí surge la importancia de deducir los conceptos mencionados, para ello, los comprobantes que amparen los gastos, deberán cumplir con los requisitos que emanen de la Ley Fiscal.
Recomendaciones para el manejo de los viáticos en las empresas
- Establecer una política contable de viáticos a comprobar
- Solicitar los comprobantes a nombre de la persona física o moral que cubre los viáticos
- Realizar el depósito a nombre de la persona física que saldrá de viaje, a través del Sistema Financiero Mexicano
- Llevar una bitácora de gastos
- Se recomienda elaborar un contrato de mandato
- Justificar el viaje de la persona física dentro de las actividades de la empresa
Aspectos de especial cuidado en el manejo de viáticos
- Identificación de los importes como viático o gasto de viaje
- Los topes de deducción fiscal
- Su registro contable
- El control de los importes erogados
- Su deducción y/o acumulación
- El timbrado del CFDI por estos conceptos
Muy importante
Es importante conocer cuáles son los efectos fiscales en el pago de los viáticos:
- Para quien los paga sería una erogación Deducible o No Deducible
- Para quien los recibe, será un ingreso exento o un ingreso gravable
- Es necesario que el viaje tenga una razón de negocios; el viaje deberá realizarse para desempeñar actividades propias del contribuyente.
- Los gastos deberán estar amparados con un CFDI que reúna los requisitos de deducibilidad establecidos en el artículo 27 de la LISR
Para efectos fiscales, ¿qué conceptos se consideran como viáticos o gastos de viaje?
- Hospedaje
- Alimentación
- Transporte
- Uso o goce temporal de automóviles
- Pago de kilometraje
- Gasolina, aceite, servicios, reparaciones y refacciones
- Gastos de viaje con motivo de seminarios o convenciones
